Poslovni sekretar/asistent kroz komunikaciju sa poslovnim saradnicima i klijenatima kod njih gradi mišljenje i utisak o cijelom preduzeću. Kao desna ruka svom nadređenom, obavlja sve administrativne poslove i upravo zbog toga on ima priliku da se zaposli u skoro svakoj oblasti.

 U okviru jedne kompanije, preduzeća ili ustanove suština radnog mjesta poslovnog sekretara/asistenta ogleda se u značajnim uštedama u vremenu i bržem obavljanju poslova.

Poslovni sekretar/asistent je osoba koja koordinira i obavlja kancelarijske poslove. U kompaniji može biti zaposlen jedan ili više sekretara/asistenata u zavisnosti od potreba posla i veličine kompanije. U većim kompanijama svaki rukovodilac odjeljenja ima po jednog sekretara/asistenta.

Konkretna ovlašćenja i odgovornosti sekretara/asistenta razlikuju se od vrste preduzeća ili ustanove u kojoj rade, kao i od formalnih nadležnosti koje su određene unutrašnjim pravilnicima.

Prvi susret mnogih klijenata sa nekim preduzećem odvija se baš preko poslovnog sekretara/asistenta, te je od izuzetne važnosti da ta osoba, svojim stavom i vještinama, na pravi način predstavi svoje preduzeće.

Poslovni sekretar/asistent pruža maksimalnu podršku svom pretpostavljenom i olakšava njegov rad, ali istovremeno usavršava svoja administrativna znanja i razvija vještine u međuljudskim odnosima.

CILJ PROGRAMA:

Osposobiti kandidate za kvalitetno obavljanje osnovnih poslova sekretara/asistenta kao što su:

• Poslovna upotreba računara i internet;
• Stvaranje i održavanje dobrih međuljudskih odnosa, kako interno sa zaposlenima u okviru preduzeća ili ustanove, tako i eksterno sa poslovnim saradnicima i klijentima;
• Pravovremeno prosleđivanje potrebnih informacija nadređenima, saradnicima ili klijentima;
• Rad sa poslovnim dokumentima (kreiranje i vođenje poslovne dokumentacije);
• Usmena poslovna korespondencija (uspostavljanje poslovne komunikacije sa poslovnim partnerima, odgovaranje na lične ili telefonske upite);
• Pismena poslovna korespondencija (pisanje poslovnih dopisa i pisama prema dobijenim uputstvima, primanje i slanje dnevne obične i e-mail pošte, te vođenje evidencije o navedenim aktivnostima, popunjavanje različitih formulara, obrazaca i slično);
• Organizovanje poslovnih sastanaka (zakazivanje sastanaka te evidencija rasporeda, vremena i mjesta njihovog održavanja);
• Prijem poslovnih klijenata (dočekivanje poslovnih partnera, zaposlenih, klijenata koji su došli kod rukovodilaca).

PROGRAM OBUKE:

RAD NA RAČUNARU

• značaj i uloga informacionih tehnologija u modernom društvu
• primjena novih tehnologija u komunikaciji
• program za unos i obradu teksta
• brzina i tačnost prilikom pripreme teksta
• rad sa tabelama
• internet

VAŽNOST I VJEŠTINE POSLOVNOG SEKRETARA

• pojam i važnost poslovnog sekretara kao zanimanja
• područje rada i složenost zanimanja
• preduzeće kao nosilac privređivanja i vrste preduzeća
• pojašnjenje, smisao i značaj osnovnih osobina i vještina poslovnog sekretara: organizovanost, pedantnost, komunikativnost, analitičnost, sistematičnost, odgovornost, ažurnost, tačnost

Upoznavanje sa tehnikom samog posla i osnovnim zadacima pozicije

• korišćenje tehnike koju radni zadaci zahtijevaju: aparat za kopiranje, prijem i slanje faxova, pravilno javljanje na telefon, prijem i slanje e-mailova…
• doček poslovnih saradnika i gostiju
• upravljanje kasom i odgovornost za povjereni novac i vrijednosti, odgovornosti za nabavku kancelarijske opreme i ostalih sredstava koji se troše na dnevnoj osnovi, rezervacija smještaja, putnih karata, avionskih karata i slično, osnovno upoznavanje sa zadacima koji se odnose na evidenciju dokumenata, organizovanje sastanaka…

POSLOVNA KOMUNIKACIJA I DOKUMENTACIJA:

Komunikacija na radnom mjestu

• pojam i vrste komunikacije
• vještine verbalne komunikacije
• razvijanje svijesti o značaju pravilnog govora i pisanja, slušanja i čitanja
• telefonska komunikacija i službeno predstavljanje
• djelotvorna i nedjelotvorna komunikacija
• primjeri i uzroci negativne komunikacije
• kako poboljšati poslovnu komunikaciju
• pismena komunikacija
• ponašanje kada je riječ o „teškim” pozivima

Poslovne knjige

• vrste poslovnih knjiga u kancelarijskom poslovanju
• važnost pečata, žigova i štambilja
• ovjeravanje službenih dokumenata

Priprema poslovne dokumentacije

• forme tekstova, poslovnih pisama i dopisa
• priprema i ispostavljanje predračuna i računa kupcima ili korisnicima usluga na osnovu njihovih narudžbi

Evidencija i arhiviranje

• evidencija o dospjelim obavezama plaćanja troškova infrastrukture: grijanje, voda, struja, telefon, zakupnine
• praktično tumačenje i popunjavanje poslovne dokumentacije (različiti obrasci)
• nalog, faktura, prijemnica, otpremnica
• arhiviranje

Osnovna knjiženja i kontrola poslovne dokumentacije

• priprema dokumentacije za knjiženje i saradnja sa knjigovođama
• vođenje knjige ulaznih faktura, knjige izlaznih faktura, knjige blagajne i protokola
• uplata pazara, obrada putnih naloga, provjera trgovačkih knjiga

ORGANIZACIJA

Organizacija vremena i prostora

• Pravilno organizovanje radnog vremena (time managament)
• Značaj planiranja u organizaciji rada
• Radni prostor i okruženje (dostupnost, urednost i prijatna radna atmosfera)

Poslovni sastanak

• Kontaktiranje i povezivanje poslovnih stranaka
• Organizacija sastanaka
• Vođenje zapisnika ili snimanje sastanaka i pregovora